Maio 09/2022 - Corporações

Onboarding: o que é, qual a importância, benefícios e como colocar em prática

O processo de onboarding é essencial para a integração e adaptação de novos colaboradores da empresa. Contratar um novo funcionário é uma grande responsabilidade e uma tarefa extremamente complexa, que não acaba com a finalização do processo de recrutamento e seleção.

Após a contratação, é fundamental investir em boas práticas de integração para melhorar a adaptação do profissional ao time e à cultura organizacional. Neste artigo, abordaremos tópicos essenciais para entender o que é, qual a importância, benefícios e como colocar esse processo em prática na sua organização, acompanhe:

• O que é onboarding?
• Qual a importância do onboarding?
• Principais benefícios do onboarding para sua empresa
• Como fazer o onboarding de novos colaboradores?
• Como conduzir um onboarding virtual?
• Estratégias para tornar o onboarding mais eficiente
• Checklist de onboarding

O que é onboarding?

Onboarding, que pode ser traduzido para o português como “embarque” ou “integração”, é o processo de integrar o novo colaborador à equipe e cultura da organização, assegurando sua adaptação e melhorando a retenção de talentos.

O objetivo desse processo é garantir que os novos profissionais possam obter os conhecimentos, habilidades e comportamentos necessários para se tornarem parte da equipe efetivamente.

Dessa forma, o colaborador torna-se familiarizado com a missão e os valores da empresa e pode aplicá-los em sua prática diária.

Esse processo é realizado pelo time de RH ou gestão de pessoas, mas deve mobilizar todos os setores, especialmente os líderes e colegas de setor.

Qual a importância do onboarding?

Sem um processo eficiente de integração, aos poucos os colaboradores sentem-se deslocados em relação à cultura da organização ou ao funcionamento do negócio e isso impacta diretamente na sua produtividade.

Portanto, uma contratação ruim ou um processo de integração e adaptação pouco eficiente pode custar muito mais caro para uma empresa.

Para garantir que a integração seja bem sucedida, a especialista Talya Bauer, do SHRM Foundation, que vem estudando o processo de onboarding nas empresas há 25 anos, identificou quatro pilares do processo. Mais tarde, o estudo evolui incluindo mais dois pilares e hoje conta com seis.

Conheça os 6 C’s essenciais para desenvolver um processo de Onboarding eficiente na sua empresa:

• Conformidade (Compliance)

Esta etapa se refere a um roteiro ou checklist de etapas a serem seguidas para implementar um processo eficaz de onboarding.

Nesta fase estão inclusos os primeiros passos, como a assinatura do contrato de trabalho, o envio de informações básicas sobre a rotina de trabalho e a disponibilização das chaves de acesso necessárias para realizá-lo. 

• Clareza (Clarification)

A segunda fase tem como foco o entendimento do novo colaborador acerca das regras e expectativas em relação a sua performance.

É também nesta fase que a empresa é apresentada em todas as suas particularidades, bem como os colegas e o fluxo de trabalho em cada setor.

• Confiança (Confidence)

Aqui, o objetivo é construir a confiança do novo colaborador, garantindo que ele se sinta seguro para realizar suas tarefas e encarar os novos desafios da contratação.

A confiança é essencial para que os novos funcionários se sintam confortáveis no ambiente de trabalho e com a escolha que fizeram.

• Conexão (Connections)

Também é essencial possibilitar que os novos colaboradores façam conexões significativas e criem uma rede de apoio no trabalho.

As relações ajudam com que estes colaboradores se sintam seguros e se engajem em suas atividades.

Além disso, muitos estudos apontam que o senso de pertencimento promove impactos positivos para o indivíduo e para a empresa.

• Cultura (Culture)

A cultura organizacional reúne os valores e as práticas da empresa e está em constante evolução.

Por isso, é importante que os novos colaboradores conheçam e entendam todos os elementos que constroem esse universo particular da empresa, como valores, missão, história e outros símbolos.

Construir e manter uma prática de onboarding é uma maneira de fortalecer a cultura organizacional e transmitir suas constantes atualizações.

• Checagem (Checkbacks)

Por último, mas não menos importante, vem a checagem, que se refere a oferecer feedback aos novos colaboradores durante todo o processo de integração.

Desse modo, é possível acompanhar o desenvolvimento desses colaboradores e oferecer a ajuda necessária no caso de alguma dificuldade.

Como você vê, o onboarding é um processo que exige planejamento prévio e cuidado na execução. Então, você pode estar se perguntando, quais os benefícios práticos desta prática?

Principais benefícios do onboarding para sua empresa

Os benefícios produzidos por um processo de integração adequado são inúmeros, mas elencamos aqui os principais:

1. Adaptação mais rápida

Segundo análise do instituto de pesquisa Gallup, os colaboradores levam em média 90 dias para se adaptar a uma nova função e ambiente de trabalho e podem levar até 12 meses para atingir seu potencial total de produtividade.

Por isso, o processo de onboarding deve ser iniciado o quanto antes e acompanhar os colaboradores durante todo esse período.

Estima-se que um bom processo de integração pode aumentar em até 70% a produtividade empresarial desde o primeiro dia de trabalho.

2. Aumento do engajamento

O momento da contratação é quando o profissional está mais motivado e engajado, o que facilita sua adaptação à nova cultura organizacional.

Implementar o processo de onboarding desde o início da contratação evita que você desperdice o potencial produtivo desse momento.

Além disso, cria condições para que o novo colaborador se mantenha engajado.

3. Retenção de talentos

Estimular a integração do novo colaborador pode ser um desafio para os gestores, por isso o onboarding é importante para melhorar a retenção de talentos e reduzir o turnover — também conhecido como rotatividade de funcionários.

De acordo com a pesquisa realizada pelo Brandon Hall Group, um programa de onboarding bem executado pode melhorar a retenção de talentos em até 82%.

4. Fortalecimento da cultura organizacional

Outro benefício valioso do onboarding é o fortalecimento da cultura organizacional da empresa.

Cada nova contratação é uma oportunidade de reforçar a cultura da empresa, e isso é feito de maneira prática e eficaz aplicando um processo de integração estratégico.

Como fazer o onboarding de novos colaboradores?

1. Prepare-se para a chegada

Para facilitar o entendimento do candidato e não sobrecarregá-lo com muitas informações no primeiro dia, você pode encaminhar por e-mail informações importantes como salários, benefícios, período de experiência, data de início das atividades, entre outros.

Depois, procure demonstrar ao novo funcionário que ele está sendo esperado, deixando tudo planejado para a sua chegada à empresa, principalmente no seu setor de trabalho.

É importante que a equipe esteja preparada para receber o novo colega e, para isso, você pode enviar um e-mail ao time contando mais sobre o profissional, como nome e a data de chegada, de modo que todos estejam familiarizados com ele antes do início da sua jornada profissional.

2. Promova a integração entre os colegas

No primeiro dia de trabalho, você pode organizar um evento de boas-vindas com os demais departamentos.

Mesmo que ele já tenha algumas informações, é importante aproveitar esse contato inicial para explicar mais detalhadamente a história da empresa, quais são seus valores, quem são seus fundadores e quais são os objetivos para o futuro.

Neste momento, algumas regras básicas e práticas recomendadas devem ser repassadas, como trajes adequados, cronogramas, a estrutura geral da organização e outras informações que ajudem o novo funcionário a entender melhor o local e a quem recorrer quando precisar resolver algum problema ou tirar dúvidas no dia a dia.

3. Faça um tour pela empresa

Independentemente do tamanho da empresa, é fundamental fazer um passeio pelo local no primeiro dia para que o recém-contratado sinta-se mais confortável e familiarizado no novo ambiente.

Neste momento, apresente-o aos demais colaboradores, promovendo a integração da equipe de uma maneira informal.

É importante que ele também conheça os líderes e, se possível, os executivos C-Level, pois a convivência é mais um fator de motivação para os times.

4. Apresente o setor de trabalho e deixe o ambiente organizado

Além do tour pela empresa, é preciso apresentar também o setor em que o profissional irá trabalhar e detalhes importantes para a sua rotina, como a cozinha, o banheiro e a impressora, por exemplo, para que ele se acostume ao local com mais rapidez.

Nesta etapa, o departamento de RH deve trabalhar em parceria com o gestor para repassar todas as informações relevantes sobre a equipe, seus desafios, especificidades, metas e projetos.

Além disso, procure manter o ambiente de trabalho organizado com os materiais que o novo colaborador precisará para executar sua função. 

Alguns mimos personalizados, como bilhetes, lembrancinhas ou outros itens também são uma boa alternativa para estimular o sentimento de pertencimento.

Estabeleça a programação para a rotina de trabalho e entregue um cronograma com os compromissos e as metas para o dia. 

Também é importante entregar uma lista dos ramais da empresa, responsáveis por cada setor, senha para o e-mail e outros sistemas que ele precise utilizar.

5. Escolha um colaborador para auxiliar no onboarding

No primeiro dia de trabalho, é normal que o recém-contratado tenha dúvidas, por isso é preciso que o setor de RH procure esclarecer ao máximo essas questões em um primeiro momento.

Depois, você pode apresentá-lo a um dos colegas para que possa atuar como uma espécie de mentor no dia a dia, ajudando-o na integração e fornecendo as informações necessárias.

Uma forma de simplificar o processo de onboarding na sua empresa é utilizar a gamificação, que torna a integração mais lúdica e criativa, aumentando o engajamento dos colaboradores.

Como conduzir um onboarding virtual?

O trabalho não presencial se apresenta como um desafio para o processo de adaptação de novos colaboradores. Mas também é possível realizar a integração de funcionários à distância.

Confira 4 dicas para conduzir o processo de forma virtual: 

1. Envie um kit de boas vindas

O kit onboarding é uma excelente alternativa para diminuir a distância entre a equipe e novos colaboradores que atuam de forma remota.

Separe itens essenciais para a realização das atividades do colaborador e personalize seu kit de acordo com as particularidades de cada um, como veremos no próximo tópico.

2. Reúna a equipe em uma videochamada e apresente o novo colaborador

A apresentação adequada dos novos colaboradores faz toda a diferença para a adaptação e integração da equipe.

Apresente os líderes e outros colaboradores da equipe com quem o novo funcionário terá mais contato e possibilite que uma rede de apoio se forme.

Usando ferramentas de videochamada, como Meet, Skype, Teams, Zoom, você pode se reunir com os novos colaboradores e pessoas da equipe que podem dar suporte nesse momento de integração.

3. Faça um tour virtual na ferramenta de gestão de projetos

Promova um tour virtual pelas ferramentas utilizadas na rotina do novo colaborador, seja o software usado para a gestão de projetos, gestão do tempo, aplicativos de comunicação ou servidor.

Apresente os protocolos criados para operar cada uma dessas ferramentas, permita que o novo colaborador experimente-as e ofereça suporte às dúvidas e dificuldades.

Caso seja necessário, organize treinamentos para o uso das ferramentas.

4. Ofereça orientação e suporte sobre as tarefas a serem realizadas

Não abandone o novo colaborador à própria sorte, ofereça auxílio constantemente, pergunte sobre o andamento das atividades, monitore suas entregas e mantenha um canal de comunicação aberto para esclarecer dúvidas e aumentar a proximidade da equipe.

Estratégias para deixar o Onboarding mais eficiente

1. Personalize a experiência

Para maior assertividade do processo de integração, é preciso adequar o onboarding de acordo com as necessidades particulares de cada colaborador.

Além disso, uma experiência personalizada aproxima empregador e novos colaboradores, garantindo que estes se sintam pessoalmente acolhidos.

Você pode personalizar a experiência oferecendo um kit onboarding aos novos colaboradores. 

O kit onboarding deve incluir uma carta de boas-vindas, além das ferramentas essenciais para o trabalho, como crachá, chaves de acesso e manual do colaborador. 

Para funcionários remotos, o kit pode incluir notebook e outros acessórios como teclado, mouse, mousepad, etc. 

Além disso, é possível potencializar a experiência com brindes personalizados, como caderno de anotações, camiseta, ecobag, e outros produtos que podem variar de acordo com o perfil de cada colaborador.

2. Use a tecnologia a favor

Não espere pelo encontro presencial para iniciar o processo de onboarding.

Use a tecnologia a seu favor e promova um encontro preliminar com empregadores e equipe através de ferramentas de videochamada, aplicativos de mensagens, e-mail e outros recursos disponíveis na internet.

3. Invista na imagem da empresa

Uma empresa com marca consistente no mercado, que valoriza seus colaboradores, além de atrair talentos naturalmente, causa uma boa primeira impressão em seus novos colaboradores.

Esse é um excelente ponto de partida para o processo de integração na empresa. Afinal, é motivador fazer parte de um time e empresa que se admira.

4. Não exija produtividade nesse período de adaptação

Um erro comum cometido por empresas e empregadores é exigir que o novo colaborador comece em sua função exibindo um alto nível de produtividade.

Isso não só é difícil nesse primeiro momento, como pode se converter em frustração para o colaborador, que pode acabar se sentindo inadequado para o cargo, culminando na sua desistência.

Por isso, estabeleça metas realistas neste início e assegure-se de oferecer o suporte adequado ao funcionário.

5. Ofereça suporte também nas promoções e transições internas

O processo interno de transição de cargos também exige planejamento e cuidado durante o período de adaptação.

O fato do colaborador já fazer parte da empresa e conhecer seu funcionamento não garante que ele faça essa transição sem impacto em sua produtividade.

Sendo assim, ofereça suporte e garanta que ele receba a mesma atenção dedicada aos novos funcionários.

6. Promova o conhecimento e a troca de experiências

Também é essencial garantir o acesso dos novos colaboradores às informações importantes sobre o funcionamento dos processos dentro da empresa e oferecer material de documentação sobre esses procedimentos.

Além de possibilitar e promover a troca de experiências entre funcionários de um mesmo setor e a integração com outras equipes que atuam em áreas diversas.

7. Seja inclusivo

A preocupação com a inclusão também é diferencial no processo de adaptação de um novo colaborador.

Por isso, procure estar atento a vieses inconscientes de tratamento e conhecer o contexto e as necessidades particulares de cada colaborador.

A palavra de ordem aqui é empatia, implementando políticas que eliminem o preconceito e promovam a acessibilidade.

Além disso, é preciso investir na diversidade das equipes e criar oportunidades para que os novos colaboradores sejam ouvidos e acolhidos. 

8. Não esqueça do feedback

É difícil alcançar um desenvolvimento consistente sem saber o que funcionou e o que não funcionou na realização de uma tarefa.

Por isso, o feedback é essencial, é através dele que o novo colaborador vai identificar suas dificuldades e principais pontos de melhoria na condução de seu trabalho.

Checklist de Onboarding

Para facilitar a aplicação do onboarding na sua empresa, criamos um checklist para você acompanhar o processo. Confira a seguir:

• Dar boas-vindas:

- enviar e-mail ou carta de boas-vindas;

- entregar o kit onboarding.

• Disponibilizar os equipamentos necessários para o trabalho:

- computador, monitor, mouse, mousepad, cadeira, fones de ouvido e outros acessórios;

- uniforme e crachá, se for o caso.

• Criar chaves de acesso:

- e-mail;

- gerenciador de projetos;

- aplicativos de comunicação entre a equipe;

- serviços de armazenamento de arquivos.

• Apresentar a empresa:

- missão;

- valores;

- história;

- conquistas;

- benefícios;

- manual do colaborador.

• Reunir e apresentar os novos colaboradores para a equipe e líderes:

- indicar um tutor responsável por dar suporte ao novo funcionário.

- Apresentar a rotina de trabalho:

- ferramentas;

- processos;

- procedimentos;

- expectativa em relação ao desempenho.

• Agendar treinamentos
• Criar metas acessíveis para este primeiro momento.
• Oferecer suporte sempre que necessário.
• Oferecer feedback periódico:

- 1 semana depois da contratação;

- 15 dias após a contratação;

- 30 dias após a contratação;

- 60 dias após a contratação;

- 90 dias após a contratação.

Lembre-se que este checklist é apenas um modelo que pode ser usado na íntegra ou adaptado de acordo com o tamanho e necessidades da sua empresa.

Conclusão

Muitas empresas ignoram a etapa de onboarding de novos colaboradores, seja por falta de conhecimento sobre a sua importância, habilidade para conduzir o processo, ou por dificuldade em incluí-lo na rotina de trabalho.

Segundo pesquisa do instituto Gallup, 1 em cada 5 funcionários relatam ter tido contato com um processo de onboarding raso ou não ter recebido nenhum.

Um programa de onboarding insuficiente faz com que a empresa perca a confiança dos novos colaboradores e é mais provável que esses funcionários deixem a organização ainda no primeiro ano.

Para muitos colaboradores a simples existência e oferta de um processo de onboarding já é valiosa e impacta na percepção que eles têm da organização. 

Além de causar uma excelente primeira impressão, com um processo de onboarding eficiente, você potencializa o engajamento e produtividade dos novos colaboradores em um momento em que eles se encontram mais disponíveis para aprender e trazer resultados.

Deixar de aplicar o onboarding custa caro, 95% das organizações de todos os tamanhos, admitem que fazem contratações ruins todos os anos.

Além dos gastos com o turnover, contratações ruins e a alta rotatividade de funcionários podem causar danos irreversíveis para a imagem da empresa e prejudicar novas contratações.

É importante ressaltar que um programa de onboarding não deve ser encarado ou planejado como um processo de uma semana. 

Um programa eficiente de onboarding é de longo prazo, deve acompanhar o novo colaborador durante seu primeiro ano na empresa, fortalecendo suas relações e motivando seu desenvolvimento.

Para garantir os resultados desse processo e reduzir custos, você pode contar com o auxílio de uma empresa experiente e especializada no serviço.

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