Outubro 21/2019 - Dicas

Viagem de negócios: 10 dicas para evitar imprevistos

As funções corporativas vão além do trabalho no escritório da empresa e envolvem a pesquisa por fornecedores, participação em eventos, negociação com clientes e acompanhamento da concorrência. No entanto, a maioria dessas atividades envolve uma viagem de negócios para buscar os melhores resultados.

A viagem de negócios é diferente da viagem a lazer já que envolve maior planejamento e atenção a detalhes como deslocamento e horários para evitar atrasos. Por isso, reunimos algumas dicas para ajudar você a se organizar melhor antes de viajar.

1 – Prepare-se com antecedência

Nem sempre o profissional que irá viajar a negócios é avisado com antecedência. Porém, é preciso fazer uma pesquisa sobre o local de destino, principalmente se for outro país. Procure se informar sobre as regras de entrada, se é necessário visto, vacinas e objetos proibidos no país.

2 – Use a tecnologia a seu favor

Se você costuma viajar com frequência, já deve ter passado por imprevistos como celular sem bateria, esquecer o carregador do notebook ou não encontrar um adaptador de tomada. Por isso, recarregue seus aparelhos antes de entrar no avião e mantenha os carregadores por perto. 

Também é importante baixar os aplicativos da companhia aérea, de mapas e de rotas de trânsito que podem facilitar a sua vida quando estiver no destino. 

3 – Pesquise a previsão do tempo

Antes de começar a arrumar a mala é importante pesquisar a previsão do tempo do local de destino nos dias em que você estará viajando. 

Além de ajudar a escolher as roupas adequadas e economizar espaço na mala, é importante levar o clima em consideração para garantir que, se estiver viajando para outro país, você não será surpreendido por chuva forte, neve ou furacão, por exemplo.

4 – Coloque itens essenciais na bagagem de mão

Em viagens mais longas ou com muitas escalas a possibilidade de extravio de malas é maior. Por isso, dedique um tempo maior à bagagem de mão para garantir que você terá acesso a itens de higiene pessoal, roupa íntima, uma troca de roupa e os documentos essenciais para o seu compromisso. 

No entanto, fique atento às especificações de peso e tamanho da bagagem de mão, já que podem variar de acordo com o trecho ou a companhia aérea.

5 – Confira duas vezes as informações de voo e hotel

Nem sempre o profissional que irá viajar é quem faz as reservas de voo e hotel. Porém, em todo caso é importante checar duas vezes os horários de saída, chegada e check-in. Em viagens internacionais vale também conferir os nomes dos aeroportos para evitar confusões. 

Além disso, procure sair com antecedência para evitar os horários de pico e chegar ao aeroporto pelo menos uma hora e meia antes de voos domésticos e três horas antes de voos internacionais. 

6 – Tenha todos os documentos à mão

Faça uma lista com todos os documentos pessoais que são necessários para a viagem, como RG, passaporte, carteira de motorista, cartão corporativo, vistos e outros documentos necessários para o compromisso. 

Também é importante imprimir e levar em uma pasta os vouchers de hotel, aluguel de carro, telefones e endereços de contatos locais. Para garantir que você terá tudo à mão quando precisar, mantenha uma cópia de tudo salva na nuvem, para que você tenha acesso pelo celular ou computador. 

7 – Avise seus colegas e clientes que está viajando

Uma viagem de negócios geralmente é bastante movimentada e os profissionais têm pouco tempo para responder e-mails e realizar outras atividades. 

Por isso é importante programar uma mensagem automática no e-mail corporativo avisando sobre a viagem e a data de retorno. Se necessário, inclua o contato de um colega que poderá resolver algum problema urgente. 

8 – Faça um checklist antes de sair de casa

Para evitar esquecimentos e garantir que você terá tudo o que precisa à mão, você pode criar um checklist e conferi-lo antes de sair de casa. Inclua os documentos, notebook, celular, roupas e o que mais for necessário. Esse checklist também pode ser usado nas próximas viagens, então vale a pena dedicar um tempo a isso. 

9 – Verifique a localização do hotel em relação ao evento ou reunião

Da mesma forma que é importante verificar duas vezes os horários de voos, hotel, eventos ou reuniões, confira o tempo de deslocamento até o local em que você precisa estar. Leve em consideração os horários de pico e faça o download de aplicativos de trânsito e mapas que podem ajudar você a chegar no horário marcado.

10 – Contrate um seguro para a sua viagem de negócios

Em uma viagem de negócios é importante se planejar, mas imprevistos podem acontecer e também é importante estar preparado. Por isso, seja em viagens nacionais ou internacionais, contrate um seguro viagem para garantir sua segurança física e econômica.

Para mais dicas sobre viagem de negócios e outros assuntos do mundo corporativo, acompanhe o blog e as redes sociais da 4Search.